Die meisten Feiern scheitern nicht am Budget, sondern daran, dass niemand es vor der Zusage aufgeschrieben hat. Tragen Sie ein, was Sie wissen — der Rest bleibt leer und zeigt Ihnen, wonach Sie noch fragen müssen.
01Der Rechner
02Wie Sie das Ergebnis lesen
Deckungsgrad
Einnahmen geteilt durch Kosten. Unter 100 % trägt die Fakultät den Rest. In Deutschland ist es üblich, dass Absolvent:innen frei feiern und die Gäste einen Beitrag zahlen — der Rechner sagt Ihnen, wie hoch der sein müsste.
Verleih oder eigener Bestand
Ein eigener Bestand sieht ab einer bestimmten Zahl von Jahrgängen günstiger aus. Der Break-even im Ergebnis rechnet aber nur die Anschaffung gegen die Miete. Was er nicht abbilden kann: dass jemand die Talare lagern, reinigen, zählen und am Feiertag ausgeben muss, und dass sich der Größenmix jedes Jahr verschiebt. Genau diese Arbeit ist der Grund, warum die meisten Hochschulen beim Verleih bleiben.
Reserve und Puffer
Fünf Prozent Reserve bei den Sets fangen Größenwechsel am Tag ab. Zehn Prozent Puffer auf das Gesamtbudget sind der Standard in der Veranstaltungsplanung — sie werden fast immer gebraucht.
03Was der Rechner nicht kann
Er rechnet die Feier, nicht die private Seite: Anreise, Übernachtung der Familie und die Kleidung unter dem Talar bleiben draußen. Er kennt Ihre Hausregeln nicht — ob der Hörsaal etwas kostet, ob der Hausmeister Überstunden schreibt, ob das Catering über die Mensa läuft. Und er ersetzt kein Angebot: Was ein Set kostet, hängt an Qualität, Stückzahl und Ausgabeform.
Den zeitlichen Ablauf dazu finden Sie im Planungs-Leitfaden, die Mails an Ihre Absolvent:innen unter Vorlagen.
Zahlen, die hier fehlen?
Miete, Kaufpreis und Vor-Ort-Service stehen in Ihrem Angebot — wir machen es Ihnen in einem Werktag. Mo–Fr 09:30–16:30 Uhr unter +49 871 97 40 734-0.
