Jede Mail hat genau eine Handlung, ein Datum im Betreff und einen Menschen mit Namen am Ende. Wer alles erledigt hat, bekommt keine Erinnerung — das ist der Unterschied zwischen einer Erinnerung und einer Belästigung.
Neun Regeln, die jede Mail tragen
Die Vorlagen folgen dem, was sich an Hochschulen im In- und Ausland durchgesetzt hat. Jede Regel löst ein Problem, das sonst zuverlässig auftritt:
- Ein Datum im Betreff
- Die Frist steht im Postfach, ohne dass jemand die Mail öffnet.
- Eine Handlung je Mail
- Anmelden. Größe angeben. Zurückgeben. Nicht drei Dinge gleichzeitig.
- Preis und Inhalt in einem Satz
- Was kostet es, was ist drin — sonst kommen Rückfragen statt Bestellungen.
- Größen konkret erfragen
- Körpergröße und Kopfumfang. „Ihre Größe" allein führt zu Konfektionsgrößen, die uns nicht helfen.
- Ort und Uhrzeit für Ausgabe und Rückgabe
- Beides in dieselbe Mail. Die Rückgabe erst am Tag danach zu nennen, ist zu spät.
- Folge sachlich nennen
- „Nach der Frist nur nach Verfügbarkeit" wirkt. Drohungen wirken nicht besser und beschädigen den Anlass.
- Ein Mensch mit Namen
- Namentlicher Kontakt mit Telefonnummer — nicht „das Dekanat".
- Private Adresse erbitten
- Hochschul-Adressen werden nach dem Abschluss abgeschaltet. Genau dann kommen die Fotos und die Rückgabe-Erinnerung.
- Größenfragen an uns, nicht an Sie
- In Mail 1 und in der Größen-Erinnerung steht unsere Adresse direkt daneben. Sonst wird Ihr Dekanat zum Helpdesk für Konfektionsfragen, die wir schneller beantworten. Alles zur Feier bleibt bei Ihnen.
Ihre Fachschaft duzt? Dann ersetzen Sie „Sie" durch „Du" und „Liebe Absolventinnen und Absolventen" durch „Liebe Absolvent:innen" — der Aufbau bleibt. Die Fristen und Meilensteine stehen im Planungs-Leitfaden.
01Ankündigung der Talar-Bestellung
Versand Woche 12, Frist Woche 8. Diese Mail entscheidet über Ihre Quote. Sie geht an alle Absolvent:innen des Jahrgangs, auch an die noch nicht Angemeldeten.
Betreff: Ihr Talar für die Absolventenfeier am [Datum] — Anmeldung bis [Frist] Liebe Absolventinnen und Absolventen des Jahrgangs [Jahr], am [Wochentag, Datum] feiern wir Ihren Abschluss im [Ort]. Auf der Bühne tragen alle Absolventinnen und Absolventen den Talar der [Fakultät] — [Pflicht: "das gehört zu unserer Feier" / optional: "wir empfehlen es für ein gemeinsames Bild und Ihr Bühnenfoto"]. So einfach ist es: Sie melden sich bis [Frist] im Portal an und geben Ihre Körpergröße und Ihren Kopfumfang an. Den Talar mit Hut, Quaste [und Schärpe] erhalten Sie am Feiertag ab [Uhrzeit] im Foyer — angezogen wird vor Ort, mit Hilfe. Nach der Feier geben Sie ihn bis [Uhrzeit] am selben Ort zurück. Die Miete kostet [Preis]. [Wer den Talar behalten möchte, kann ihn für [Preis] erwerben.] Wer den Beitrag nicht aufbringen kann, schreibt vertraulich an [Name] — wir finden eine Lösung. >> Jetzt anmelden und Größe angeben: [Link] Bitte hinterlegen Sie eine private E-Mail-Adresse: Ihre Hochschul-Adresse läuft nach dem Abschluss ab, und die Fotos sollen Sie erreichen. Mit herzlichen Grüßen [Name], [Funktion], Dekanat [Fakultät] [Telefon] · [E-Mail] — — — Feier: [Datum], [Ort] Ausgabe: ab [Uhrzeit], [Ort] Rückgabe: bis [Uhrzeit], am selben Ort Miete: [Preis] · Frist: [Datum] Fragen zur Feier: [Name], [Telefon] Fragen zur Größe oder zum Talar: College Fashion, service@college-fashion.de, +49 871 97 40 734-0
02Erinnerung, sieben Tage vor der Frist
Versand Woche 9. Nur an die, bei denen etwas fehlt — in zwei Fassungen. Wer angemeldet ist und die Größe hinterlegt hat, bekommt diese Mail nicht.
Fassung A — noch nicht angemeldet
Betreff: Noch 7 Tage: Talar und Anmeldung bis [Wochentag, Datum] Liebe Absolventinnen und Absolventen, am [Wochentag, Datum] schließt die Anmeldung zur Absolventenfeier am [Datum]. Ihre Anmeldung fehlt noch — mit der Größenangabe für Ihren Talar. Zwei Minuten: [Link] Nach dem [Datum] können wir Talare nur nach Verfügbarkeit ausgeben, und Ihr Name kann nicht mehr ins Programmheft. Fragen? [Name] · [Telefon] · [E-Mail] Herzliche Grüße [Name], Dekanat [Fakultät]
Fassung B — angemeldet, Größe fehlt
Betreff: Noch 7 Tage: Ihre Talargröße fehlt Liebe Absolventinnen und Absolventen, Sie sind zur Feier am [Datum] angemeldet — es fehlt nur Ihre Größe (Körpergröße und Kopfumfang), damit Ihr Talar am Tag passt. Zwei Minuten: [Link] Ohne Größenangabe können wir am [Datum] nur eine Standardgröße bereitstellen. Unsicher bei der Größe? Das klärt College Fashion direkt mit Ihnen: service@college-fashion.de · +49 871 97 40 734-0 Alles andere: [Name] · [Telefon] · [E-Mail] Herzliche Grüße [Name], Dekanat [Fakultät]
03Rückgabe, am Tag nach der Feier
Versand Tag 1 nach der Feier, morgens. Nur an die, deren Set noch offen ist. Das Versäumnis ist fast immer Vergesslichkeit im Feiertrubel — die Mail bleibt entsprechend freundlich und nennt drei Wege statt einer Drohung.
Betreff: Danke für gestern — Ihr Talar fehlt noch (Rückgabe bis [Datum]) Liebe/r [Vorname Nachname], gestern war ein guter Tag — herzlichen Glückwunsch zum Abschluss. Nach unserer Liste ist Ihr Talar-Set [Nr.] noch nicht zurück. Drei Wege: Im Haus: [Ort, Raum], [Wochentage, Uhrzeiten] bis [Datum] Per Post: [Adresse], bitte in der Originaltasche Im Dekanat: [Raum], zu den Öffnungszeiten Bis [Datum] bleibt es bei der Miete. Danach berechnen wir [Betrag laut Vereinbarung] — das möchten wir vermeiden. Die Fotos vom Tag kommen in den nächsten Tagen per Link an diese Adresse. Danke und herzliche Grüße [Name], Dekanat [Fakultät] [Telefon] · [E-Mail]
04Dank und Fotos, an alle
Versand Tag 2, sobald die Galerie steht. Diese Mail wird gelesen wie kaum eine zweite. Sie ist der richtige Ort für die Alumni-Einladung — und für den Hinweis auf das Erinnerungsstück, wenn Sie eines anbieten.
Betreff: Ihre Fotos von der Absolventenfeier am [Datum] Liebe Absolventinnen und Absolventen, danke für einen schönen Tag. Die Bilder sind fertig: >> Zur Galerie: [Link] Die Fotos sind für Sie kostenlos. Wenn Sie mögen, bleiben Sie uns als Alumni verbunden: [Link] [Optional: Ihr Memorybook und Ihr Abschluss-Reel kommen in den nächsten Wochen.] Herzliche Grüße [Name], Dekanat [Fakultät]
Wann welche Mail geht
- Woche 16
- Save-the-date
- Woche 15
- Anmeldeportal öffnet
- Woche 12
- Mail 1 — Ankündigung Talar
- Woche 9
- Mail 2 — Noch 7 Tage (nur wo etwas fehlt)
- Woche 8
- Bestellschluss
- Woche 3
- Info-Mail — Ankunft, Parken, Rückgabe-Regel
- Tag +1
- Mail 3 — Rückgabe (nur Offene)
- Tag +2
- Dank und Fotolink (alle)
Wir schreiben mit
Sagen Sie uns Ihren Termin und Ihre Fristen — wir setzen die Platzhalter ein und stimmen die Mails auf Ihren Ablauf ab. Mo–Fr 09:30–16:30 Uhr unter +49 871 97 40 734-0.
